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Bewerbungsgespräche führen: Unser Leitfaden für eine erfolgreiche Personalauswahl
Aktualisiert am 16.10.2023
Bewerbungsgespräche als Auswahlverfahren
Sytematisch Interviews führen
Das Interview ist nach den Arbeitsproben das am häufigsten genutzte Auswahlverfahren. Die Ergebnisse sind jedoch nur dann am validesten, wenn die Bewerbungsgespräche auch richtig durchgeführt werden. Bei der Vernachlässigung einer systematischen Vorgehensweise können viele Fehler auftreten, die dann im schlimmsten Fall zu Fehlbesetzungen oder Ähnlichem führen können Wir zeigen Ihnen den Leitfaden für das optimale Vorstellungsgespräch!
Phase 1: Vorbereitung und Eröffnung
In der Vorbereitung auf das Gespräch sollten Sie selbstverständlich die Bewerbungsunterlagen sorgfältig geprüft haben, um im Interview darauf eingehen zu können. Machen Sie sich auch Gedanken zu einer adäquaten Location und mit welcher Haltung Sie in das Gespräch gehen möchten.
Keine Nebensachen: Humor und Location
Ein Bewerbungsgespräch ist keine flapsige Angelegenheit, aber es muss auch keine bierernste Sache sein. Wer sich hier locker, schlagfertig und witzig zeigt, wird andere Menschen für sich und die Sache gewinnen und damit Dinge vorantreiben können.
Beim gemeinsamen Lachen geht es nicht allein um Humor, sondern auch um das Loslassen, das zwischenmenschliche Gefühl im Sinne der sozialen Eingebundenheit und um die Fähigkeit, stumpfen oder gar fatalen Fakten so begegnen zu können, dass sie uns nicht komplett niederdrücken.
Auch der Ort, an dem das Gespräch stattfindet, hat besondere Bedeutung. Treffen im stickigen Kabuff, in der Kantine oder in der Produktionshalle scheiden aus. Rundgänge am Rande des Bewerbungsgesprächs sind hingegen eine sehr sinnvolle und aufschlussreiche Ergänzung. Die Bewerber:innen erhalten einen Einblick in Technik, Prozesse, Atmosphäre und Kultur. Und Sie können direkt feststellen, wie die Kandidat:innen mit neuen Umfeldern und fremden Personen umgehen.
Für Vorstellungsgespräche eignen sich geräumige Besprechungszimmer am besten, in denen Sie sich zwanglos gruppieren können. Setzen Sie immer mindestens eine Person aus dem Unternehmen über Eck zu der sich bewerbenden Person. Psychologisch gesehen verhindert ein direktes Gegenüber Lockerheit und Öffnung eher. Mehrere Leute, die wie ein Tribunal direkt gegenüber von den Bewerber:innen platziert sind, ist ein No-Go. Stellen Sie genug Wasser und Säfte bereit, zudem qualitativ hochwertigen Kaffee und Tee.
Die Gesprächseröffnung können Sie an den „4 Gs“ ausrichten, die in der Regel vorab an alle Beteiligten kommuniziert werden:
- Gesprächsteilnehmer: Sind außer Bewerber:in und Ihnen weitere Personen anwesend, stellen Sie sie vor und erklären, warum sie dabei sind.
- Gesprächszweck: Das ist einfach, sollte aber formuliert werden, etwa so: „Wir treffen uns heute, um herauszufinden, ob Sie mit der Stelle und dem Unternehmen gut zusammenpassen, damit beide Seiten profitieren.“
- Gesprächsziel: Formuliert wird, was bei der Begegnung erreicht werden soll. Zudem wird der weitere Bewerbungsprozess skizziert, zum Beispiel: „In unserem heutigen Gespräch möchte ich erreichen, dass Sie und ich genügend voneinander erfahren, um die Frage der Passung besser einschätzen zu können.“
- Gesprächsdauer: Es empfiehlt sich, von Maximalzeiten zu sprechen, beispielsweise von einer Dauer bis zu einer Stunde. Sind die Ziele schneller erreicht als gedacht, wird das Gespräch beendet, um nicht dem weiteren Verlauf vorzugreifen.
Phase 2: Eigene Vorstellung
Bei der Anfangsvorstellung bleiben Sie am besten kurz und knapp. Bewährt hat sich der „Elevator Pitch“: Sie haben 60 bis 90 Sekunden Zeit, um den Bewerber:innen die wichtigsten Aspekte der Stelle darzulegen.
Flashlight
Warum so kurz? Meine Daumenregel für Bewerbungsgespräche lautet: etwa ein Drittel eigener Redeanteil, keinesfalls über 50 Prozent. Für extrovertierte Menschen ist das gar nicht so einfach, aber Sie wollen ja etwas erfahren. Fordern Sie die Bewerber:innen auch auf, ihre Fragen zu stellen. Sie erkennen so, ob sich die Person gegenüber mit den Anforderungen und Rahmenbedingungen auseinandergesetzt hat, ob sie wissbegierig ist und ein tiefes Interesse hat zu erfahren, ob die Stelle wirklich etwas für sie ist.
Phase 3: Fragen an Bewerber:in
Systematisches Fragen
Mein erster Chef sagte häufig: „Es gibt keine dummen Fragen, nur dumme Antworten.“ Er war Hochschullehrer. Vielleicht traf das für ihn zu. In der Geschäftswelt gibt es jedoch sehr wohl dumme Fragen, durch die man beim Gegenüber an Reputation verliert, unter Umständen sogar drastisch. Die Auseinandersetzung mit diesem Thema lohnt sich, ich habe für Sie sieben Ideen für gute Fragen und ein paar Beispiele zusammengestellt.
- Blick von außen: „Was sagen wohl Ihre Mitarbeitenden dazu, wenn Sie die Erreichung sehr ambitionierter Ziele fordern?“, „Wenn Ihre Kollegin hier wäre, wie würde sie den Führungsstil der Ihnen beiden vorgesetzten Führungskraft beschreiben?“.
- Verschiebung in Vergangenheit oder Zukunft: „Angenommen, wir treffen uns sechs Monate nach Ihrem Arbeitsbeginn wieder und ich frage Sie, ob es für Sie die richtige Entscheidung war, hier anzufangen. Was würden Sie mir dann optimalerweise erzählen können?“
- Überprüfbarkeit (macht etwas greifbar oder ersichtlich): „Woran werden Sie erkennen, dass Sie sich mit der neuen Aufgabe wohlfühlen?“, „Was brauchen Sie, um Ihre Stärken gut ausspielen zu können?.
- Begründungen (Erklärungen für Phänomene finden): „Wie erklären Sie sich, dass Demotivation auftritt, die gleichen Fehler immer wieder passieren, Führung manchmal so wunderbar klappt?“ und ähnliche Ansatzpunkte.
- Besonderheiten (verändern den Fokus): „Woran erkennen Sie, dass die wöchentlichen Meetings mit Ihrem Team immer besser laufen?“
- Veränderung des Blickwinkels: „Was glauben Sie, wie jemand anderer Ihre Art der Kommunikation beschreiben würde?“
- Sichtbarwerden von Eigenschaften: „Was tun nicht leicht zu führende Mitarbeiter:innen, wenn sie wütend sind?“, „In welchen Situationen kommen Sie richtig in den Flow?“, „In welchen fühlen Sie sich eingebremst?“.
Wenn Sie mit höheren Führungskräften sprechen, können diese drei Fragen gute Erkenntnisse bringen:
- „Wenn Sie in der Zeit zurückgehen könnten: Gibt es irgendetwas, das Sie in den vergangenen fünf Jahren anders machen würden?“
- „Auf einer Skala von eins bis zehn: Inwieweit sind Sie schon der Mensch, der Sie gerne sein würden?“
- „Sagen Sie mir, warum ich Sie nicht auf dieser Position einsetzen sollte.“
Fragen sind nur hilfreich, wenn sie in den Kontext des laufenden Gesprächs hineinpassen. Sie sollten demnach sinnvoll aufeinander aufbauen. Zu schlechten Ergebnissen führen Bewerbungsgespräche, wenn die Kandidat:innen das Gefühl haben, nach Schema F mit unzusammenhängenden Fragen konfrontiert zu werden.
Ein hervorragendes Bewerbungsgespräch zeichnet sich dadurch aus, dass es sich für Bewerber:innen wie ein Businessgespräch auf Augenhöhe anfühlt.
Werte systematisch abklopfen
Um die Passung zwischen Bewerber:innen einerseits und Stelle und Unternehmen andererseits einschätzen zu können, lässt sich die Wertematrix nach Robert S. Hartman einsetzen. Wer versteht, mit welchem Wertesystem ein Mensch durchs Leben geht, dem wird dies leichter fallen. Sind bereits Unternehmenswerte formuliert, sollten auch sie einbezogen werden. Je nachdem, wie verständlich und konsequent sie in tägliches Verhalten übersetzt sind, lassen sie sich durch geeignete Fragen an die Bewerber:innen überprüfen.
Es ist nicht leicht, mit einer Systematik an die Welt der Werte heranzugehen. Es gibt unendlich viele konkrete Werte, die häufig Assoziationen auslösen und gesellschaftliche Konstrukte widerspiegeln, an Abgrenzungen und klaren Definitionen mangelt es jedoch.
Gewünschte Kompetenzen und Persönlichkeitseigenschaften
Kompetenzbasierte Interviews stellen eine eigene Gattung der Bewerbungsgespräche dar, sie kennzeichnet eine ausgefeilte Fragetechnik. Die Problematik hier liegt in der Vielzahl möglicher gewünschter Persönlichkeitseigenschaften und Kompetenzen. Schnell gehen die Anforderungen in die Dutzende. Sie können auch hier auf die Logik der Wertematrix zurückgreifen. Oder Sie nehmen gezielt bestimmte Kompetenzen in den Blick und fragen diese dann in geeigneter Weise ab.
Phase 4: Fragen der Bewerber:in
In dieser Phase sollten Sie den Ball rüberrollen, indem Sie den Bewerber:innen die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen, die speziell auf dessen Bedürfnisse zugeschnitten sind, anstatt eine allgemeine „Gießkanne“ von Informationen zu bieten. Dies fördert eine effektive Kommunikation und verhindert einen Informationsüberfluss.
Ermutigen Sie das Gegenüber, weitere Fragen zu stellen und antworten Sie dabei auf den Punkt und empathisch, um eine offene und vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre zu schaffen.
Gleichzeitig ist es wichtig, während dieser Phase Eindrücke über die Bewerber:innen zu notieren, da dies bei der späteren Bewertung hilfreich sein kann.
Phase 5: Abschluss des Interviews
In dieser Phase ist es üblich, den Bewerber:innen einen Überblick über den weiteren Verlauf zu geben. Dies beinhaltet Informationen über den Zeitpunkt der Rückmeldung, die nächsten Schritte im Auswahlprozess und die Klärung der formalen und vertraglichen Bedingungen des Jobs. Dabei sind Themen wie der Arbeitsbeginn, die wöchentliche Arbeitsstundenzahl und das Gehalt wichtig zu besprechen. Es ist ratsam, Unsicherheiten zu diesen Themen beiseitezulassen und alle Fragen zu klären.
Danken Sie am Ende den Bewerber:innen für ihre Zeit und verabschieden Sie sich. Hilfreich ist hier außerdem, sich rasch Gedanken zu machen und Notizen zu reflektieren, um Schlussfolgerungen für den weiteren Verlauf festzuhalten.
Phase 6: Evaluation
Einschätzung und Entscheidung
Eine Struktur ist auch gefragt, wenn es um die Bewertung und die Auswertung geht. Letztlich überwiegt zwar die menschliche Emotion bei der Entscheidung, aber im Vorfeld können durchaus rationale Überlegungen angestellt werden, die dann einfließen.
Ist eine Entscheidung getroffen, versucht der Mensch, sie verstandesmäßig zu rechtfertigen.
Objektivität schafft Chancengleichheit!
Die betreffende Person neigt dann dazu, eventuelle emotionale Aspekte unter den Tisch zu kehren. Hier hilft ein sauberes Anforderungsprofil weiter. Wenn Sie die ausschlaggebenden Kriterien einer Stelle vorab herausgearbeitet haben, ist ein einfacher Abgleich möglich. Dies ist wichtig, um Objektivität bei der Auswertung zu schaffen, womit auch „ungerechte“ Entscheidungen vermieden werden können. Zudem werden Sie sich damit sicherer fühlen. Die praktische Wertematrix kann hier ebenfalls gute Dienste leisten.
Ein wichtiger Leitsatz bei Personalentscheidungen ist für mich: Entscheide nie allein aufgrund deines Bauchs, aber auch nie gegen ihn.
Hier ein Überblick über den Ablauf des Bewerbungsgesprächs:
Checkliste Vorstellungsinterview
3 Fehler, die ein Vorstellungsinterview zum Kippen bringen können
1. Sich selbst und das Unternehmen in den Mittelpunkt stellen
Ein gesundes Selbstbewusstsein ist gut, ein übersteigertes schlecht. Die Mission Ihres Unternehmens mag noch so wichtig sein, sie ist nicht der Nabel der Welt. Vielleicht merken Sie im Überschwang nicht, dass zu viel des Guten herauskommt. Seien Sie in dieser Hinsicht vorsichtig. Ich hatte einmal eine weltweit sehr bekannte Marke als Kundin, bei deren Bewerbungsgesprächen regelmäßig als Feedback kam: „Das ist ja wie bei einer Sekte.“ Eine Über-Identifikation mit der eigenen Rolle und dem Unternehmen kann abschreckend wirken. Üben Sie sich also in Bescheidenheit, aber seien Sie klar in Ihren Zielsetzungen.
Wenn Sie folgenden Grundsatz von Robert S. Hartman verinnerlichen, wirken Sie diesbezüglich richtig
Die Unternehmen sind für die Menschen da - und nicht umgekehrt.
2. Sich um Kopf und Kragen reden
Als früherer Personalberater kenne ich diesen Spruch, der im Kreis der Kolleg:innen kursierte. Wenn Bewerber:innen die Antwort auf eine Frage nicht sinnvoll beenden und zudem eine kurze Stille nicht aushalten können, fangen sie wieder an zu reden – und zwar im Sinne der Überschrift.
Vor allem angesichts des absoluten Bewerbermarkts sind Sie als gesprächsführende Person genauso gefährdet, durch einen zu hohen Redeanteil entscheidende Punkte bei den Bewerber:innen zu verlieren. Ja, Sie können relativ gelassen dasitzen und zuhören. Bedenken Sie, dass Top-Leute in der Regel einige Top-Angebote haben. Je mehr die Betreffenden spüren, dass Sie sich für sie ehrlich interessieren, desto besser sind die Chancen, dass die Stelle als attraktive Option wahrgenommen wird.
3. Zu viel Präsentation und abgedroschene Fragen
Gerne können Sie den Bewerber:innen zum Schluss Informationen mitgeben, beispielsweise Broschüren, Jahresberichte oder Publikationen des Unternehmens. Powerpoint und Co. empfinde ich während des Bewerbungsgesprächs jedoch als Tabu. Flipchart hingegen, eine Pinwand mit Moderationskarten oder ein paar ausgedruckte Blätter (Slides) sind für mich okay.
Der Denkfehler liegt hier in der irrigen Annahme, dass die Kommunikation – in dem Fall das Vorstellungsgespräch – dazu dienen soll, Informationen zu vermitteln. Doch das Gegenteil ist der Fall. Es werden zwar bestimmte Daten und Fakten hin und her gespielt, aber sie dienen nur als inhaltliches Vehikel, um sich ein besseres Bild voneinander machen zu können. Die Menschen stehen im Mittelpunkt: Das „Wie“ der Kommunikation ist entscheidend und ob das „Warum“ des Ganzen authentisch rüberkommt – sowohl von den Bewerber:innen als auch unternehmensseitig.
Zum innerlichen Abschalten im Bewerbungsgespräch führen abgedroschene Fragen oder Aufforderungen wie:
- Erzählen Sie mal etwas über sich.
- Erläutern Sie bitte Ihren Lebenslauf.
- Nennen Sie mir Ihre drei wichtigsten Stärken.
- Welche Schwächen haben Sie?
- Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
Gehen Sie zudem vorsichtig mit sogenannten Brainteasern um. Gehirn-Kitzler sind mittlerweile sehr in Mode gekommen, werden jedoch von wissenschaftlicher Seite als nicht sinnvoll in Hinblick auf Messbarkeit bewertet. Ich selbst hätte auch keine Lust, in einem Bewerbungsgespräch Rätselfragen zu lösen.
Manche Fragen sind meines Erachtens sogar ein absolutes No-Go, zum Beispiel diese: „Wie bringt man eine Giraffe in den Kühlschrank?“ Bei Logikaufgaben erhoffen sich Personaler häufig Erkenntnisse über Problemlösekompetenz, Auffassungsgabe oder Kreativität. Die Frage, wie viele Klavierstimmer es in Berlin gibt, kann Aufschluss darüber geben, wie das Gegenüber an Probleme herangeht und Lösungswege findet. Anders bei der Frage „Wie schwer ist Hamburg?“, denn niemand hat diese Daten – und niemand braucht sie.
Bedenken Sie mit Blick auf den Arbeitnehmermarkt, dass sich Bewerbende auch schnell verschaukelt fühlen und auf solche Spielchen überhaupt keine Lust haben. Wenn es genau die Kandidat:innen sind, die am allerbesten zum Unternehmen gepasst hätten, haben Sie sich selbst enorm geschadet.
Machen Sie sich auch klar, dass die Frage nach dem Sinn des beruflichen Tuns heute präsenter ist denn je. Dabei geht es nicht nur um den Nutzen, sondern vor allem um die Emotionen. Das Big Picture und der Sinn im gesamtgesellschaftlichen Kontext sind gewichtige Punkte, die Bewerber:innen nicht nur sachlich dargestellt und argumentiert bekommen möchten. Sie wollen sie auch gefühlsmäßig erfahren!
