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Die Passung erkennen: Wie Sie Vorstellungsgespräche bestmöglich nutzen

In Vorstellungsgesprächen bekommen Sie genau die Informationen, die Sie brauchen, um die Passung zwischen Bewerber:innen und Stelle zu beurteilen. Zugleich kreieren Sie ein Bild Ihres Unternehmens und davon, wie sich das Miteinander dort gestaltet. Eine herausfordernde Aufgabe, für die Sie eine gute Basis hinsichtlich Struktur und Haltung brauchen.

Unstrukturierte Interviews kosten Reputation, Zeit und Geld

Für den ersten Eindruck gibt es bekanntlich keine zweite Chance. Und was passiert häufig zu Beginn des Vorstellungsgesprächs? Eine Führungskraft – zeitlich im Verzug –, begrüßt die Bewerberin oder den Bewerber flüchtig und lädt zum Platznehmen ein, während sie sich für die Verspätung entschuldigt. Vielleicht hatte sie nur kurz Zeit, über die Unterlagen zu schauen, und der Blick auf die Uhr zeigt, dass statt der angekündigten 60 nur noch 30 Minuten zur Verfügung stehen.

 

So ging es vielleicht noch in der ersten Hälfte der 1990er Jahre, als ein absoluter Arbeitgebermarkt bestand. Inzwischen hat sich alles um 180 Grad gedreht. Heute bewerben sich die Unternehmen bei den Kandidat:innen. Und da geht es nicht um Anbiedern oder Wellness, sondern darum, sich realistisch darzustellen.

Es gibt keinen schlimmeren Fehler in der Führung, als falsche Hoffnungen zu wecken, die bald weggefegt werden.

Das sagte schon Winston Churchill. Wer also einen realistischen Eindruck im Gespräch hinterlassen möchte, bereitet sich gut vor, schafft ein ansprechendes Ambiente, sorgt für eine sympathische Begrüßung und nimmt sich ausreichend Zeit. Und schlüpft dabei auch in die Schuhe der Bewerber:innen. Diese vermeintlich einfachen Faktoren können gar nicht überschätzt werden.

 

Jede Minute im Bewerbungsgespräch ist kostbar. Die gesprächsführende Person muss daher von Anfang an wissen, wo sie wie ansetzen will, damit sie erfährt, was sie für eine Einschätzung braucht. Präsenzinterviews führe ich deshalb nur, wenn ich zuvor mit der Person telefoniert oder per Video-Call kommuniziert habe.

Sidekick:

Wissen Sie, was eine Fehlbesetzung das Unternehmen kostet? Im Schnitt macht das ungefähr ein Jahresgehalt aus, in Einzelfällen deutlich mehr. Der Schaden ist aber noch viel größer, weil der Zeitverlust infolge von Fehlbesetzungen oft gravierende strategische Nachteile für das Unternehmen im Markt nach sich zieht. Es gehört also zu den wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft, Stellen richtig zu besetzen.

Was gut geführte Bewerbungsgespräche bringen

Angenommen, Sie können nach der ersten Gesprächsrunde mit sieben Bewerber:innen nach einem kurzen Blick in Ihre Notizen sofort die drei aussichtsreichsten identifizieren. Und Ihnen fällt unmittelbar ein, was bei denen die Knackpunkte sind, die Sie im zweiten Gespräch zu hinterfragen gedenken. Damit wäre der Besetzungsprozess gut in der Spur. Wichtig ist, bei der Vorbereitung möglichst objektiv auf die gewünschte Funktion im Unternehmen zu blicken und Antworten auf die folgenden drei Fragen zu finden:

 

  1. Warum gibt es diese Stelle und was ist die Erwartung an die Person hinsichtlich der Ergebnisse, die hier erreicht werden sollen?
  2. Was muss die Person mitbringen, damit die Erfolgschancen möglichst hoch sind?
  3. Passen die menschlichen Kompetenzen und die persönlichen Werte der Bewerber:innen zur Stelle und zum Unternehmen?

 

Selbst wenn keine ausgearbeitete Stellenbeschreibung und kein Anforderungsprofil vorliegen – diese bitte am besten baldmöglichst erarbeiten –, entwerfen Sie mit Stichpunkten zu den drei Fragen eine erste Struktur. Damit sind Sie auch gut gerüstet, um Fragen der Bewerber:innen beantworten zu können.

 

Ohne Struktur redet man im Bewerbungsgespräch um den heißen Brei herum, wiederholt sich, muss nachhaken, übersieht Wichtiges und kommt vom Hundertsten ins Tausendste. Das stresst, verschwendet Energie und macht einen schlechten Eindruck bei den Bewerber:innen. Mit klaren Strukturen, Checklisten und Leitfäden können sich Führungskräfte mit wenig Zeitaufwand leicht auf Vorstellungsgespräche vorbereiten und dafür sorgen, dass sie nichts vergessen. Aber Achtung: Kleben Sie nicht an den Strukturen, sondern reagieren Sie flexibel, um das zu erfahren, was Sie wissen wollen.

Das professionelle Standing im Vorstellungsgespräch

Wer noch nicht oft Bewerber:innen interviewt hat, kennt das mulmige Gefühl im Vorfeld. Es ist ja auch nicht einfach, professionelle und angenehme Bewerbungsgespräche zu führen. Von der Führungskraft wird dabei viel verlangt: Herzlichkeit, gute Inhalte und Zielorientierung. Gleichzeitig soll sie kluge Fragen stellen, Signale der Kandidat:innen wahrnehmen und am Ende alle Eindrücke systematisch zusammenführen, um fundiert entscheiden zu können. Eine reife Leistung – aber auch keine Raketentechnik.

Entspannt im Gespräch

Werden Bewerbungsgespräche professionell geführt, springt schnell der Funke über. Die Bewerber:innen fühlen sich sicher und wohl. Sie öffnen sich, sodass die zentrale Frage, ob die Person zur Aufgabe und zum Unternehmen passt, in den Fokus rücken kann. Dann ist jede weitere Minute gut genutzt.

 

Passen Sie aber auf, dass Sie sich – insbesondere unter Zeitdruck – nicht zu sehr allein auf das eigene Ziel konzentrieren. Es geht nicht darum, möglichst schnell herauszufinden, ob die Person zur Stelle passt. Sie würde das merken und sich wohl denken: „Mein Gegenüber sieht mich rein funktional mit Blick auf das Jobangebot. Ich bin offensichtlich nur eine Figur auf dem Schachbrett.“

Die richtige Kommunikation

Versetzen Sie sich in die Lage der Kandiat:innen. Mit welchen Gedanken und Gefühlen kommen sie zum Gespräch? Was wollen sie? Gehen Sie dann nach dem Zielsatzprinzip der Kommunikation vor: Was soll die Bewerberin oder der Bewerber nach dem Gespräch unmittelbar fühlen, denken, sagen oder tun? So kann beispielsweise auch klar werden, dass es nicht passt. Dann sollten Sie als Führungskraft die Courage und die Professionalität aufbringen, diese Entscheidung gut und annehmbar zu begründen.

 

Tun Sie darüber hinaus etwas für das Employer Branding und sorgen Sie für eine positive Candidate Experience. Vielleicht lässt sich zu einem anderen Zeitpunkt wieder anknüpfen, sollte eine passende Stelle frei werden.

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