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Ich fordere das Anforderungsprofil!
zuletzt aktualisiert am 19.09.2022
Ein gutes Anforderungsprofil kostet Mühe, aber die Anstrengung trägt vielfach Früchte. Angesichts weit verbreiteter, abenteuerlich hemdsärmeliger und damit unverantwortlicher Entscheidungen im Recruiting fordere ich sogar die Pflicht zum Anforderungsprofil – als Norm in der Arbeitswelt, um Personalauswahl solide zu betreiben. Erfahren Sie hier, wie Sie schnell und sicher ein gutes Anforderungsprofil für zu besetzende Stellen erstellen.
Was ist ein Anforderungsprofil im Recruiting?
Wie soll er sein, der Mensch, der die Anforderungen an eine Stelle bestens erfüllt? Diese Frage ist für Unternehmen äußerst wichtig, da die richtige Stellenbesetzung den Unternehmenserfolg bestimmt wie kein anderer Faktor. Genau das wird in einem Anforderungsprofil festgehalten. Dabei sind zwei Ebenen zu berücksichtigen:
- formale, fachliche und methodische Qualifikationen sowie
- persönliche Fähigkeiten und Eigenschaften (Kompetenzen).
Liegt ein solches Profil vor, lässt sich die Passung zwischen Bewerber:in und Stelle relativ einfach abgleichen.
Davon abzugrenzen sind im Rekrutierungsprozess die folgenden drei Instrumente:
- Eine gute Stellenbeschreibung enthält die Erwartungen oder Ergebnisse, die mit einer Stelle verbunden sind. Hingegen klärt das Anforderungsprofil, was die zukünftigen Mitarbeiter:innen mitbringen sollten, damit sie die in der Stellenbeschreibung gewünschten Resultate erreichen.
- Bei der Stellenanalyse, auch Anforderungsanalyse oder Arbeitsplatzanalyse genannt, geht es um eine tiefere Betrachtung der ausgeschriebenen Position. Dargelegt wird, was genau wie zu tun ist, um die Ergebnisse gemäß der Stellenbeschreibung zu erreichen. Das Anforderungsprofil ist dann der Transfer der reinen Beschreibung und der Analyse hin zum gesuchten Profil.
- Mit Kompetenzmodellen arbeiten Unternehmen, die sich aus den zahllosen möglichen Kompetenzen Sets für ihre jeweiligen Bedürfnisse zusammengestellt haben. Damit sind ihre Anforderungen zum Großteil abgedeckt, idealerweise spiegelt sich darin auch die Unternehmenskultur wider. Auf dieser Basis fällt es leichter, beim Anforderungsprofil konkret zu werden. Allerdings besteht die Gefahr der Einengung. Ich rate zu einfachen Grundmodellen, die es ermöglichen, jederzeit zusätzliche Kompetenzen aufzunehmen.
Warum sind Anforderungsprofile so wichtig?
Das Anforderungsprofil ist der rote Faden im erfolgreichen Stellenbesetzungsprozess. Ich nenne im Folgenden Argumente, die diese Aussage stützen und Ihnen zeigen, warum es sich lohnt, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen.
Klarheit, Orientierung und Verbindlichkeit
Alle unmittelbar und mittelbar am Besetzungsprozess beteiligten Personen brauchen und wollen Klarheit. Ein gutes Anforderungsprofil gibt Orientierung, dokumentiert die gelungene Abstimmung der Interessensgruppen und sorgt für Verbindlichkeit.
Stakeholder, das heißt in irgendeiner Form Beteiligte, sind in diesem Zusammenhang:
- Stelleninhaber:innen
- Vorgesetzte sowie Vorgesetzte von Vorgesetzten
- Weitere Führungskräfte
- Human Resources
- Betriebsrat
- Personalberatung
- Unternehmensleitung
- Bewerber:innen
Basis für Stellenanzeige und Vorauswahl
Das Anforderungsprofil liefert in Kombination mit der Stellenbeschreibung alle Informationen für die Stellenanzeige oder das Briefing für ein externes Recruiting. Es brauchen nur noch die wichtigsten Punkte herausgegriffen und ansprechend formuliert werden.
Zudem lässt sich die Vorauswahl der Bewerber:innen mit einem klaren Anforderungsprofil punktgenau und effizient gestalten. Interessent:innen können sich mit einer Version für externe Personen ein klares Bild machen und leichter entscheiden.
Leitfaden für Interviews
Ein gutes Anforderungsprofil kann als Blaupause für Vorstellungsgespräche dienen. Wenn es gelingt, die darin enthaltenen Anforderungen sinnvoll zu adressieren und elegant zu verknüpfen, lässt sich mit geringerem Zeitaufwand eine höhere Interviewqualität erreichen.
Soll-Ist-Vergleiche und Entscheidungen
Im Gespräch geht es darum, anhand der gewünschten und tatsächlichen Eigenschaften und Kompetenzen einen Vergleich anzustellen: Passt die Kandidatin, der Kandidat zur Position? Wenn nicht, woran liegt es? Wenn ja: Welche Stärken sind besonders hervorzuheben? Und wo braucht es vielleicht Unterstützung bei der Einarbeitung und wo Weiterbildung?
Ein sorgfältig erarbeitetes Anforderungsprofil kann zu besseren Entscheidungen führen, da klar ist, was gesucht wird. Selbst wenn es am Schluss drei Kandidat:innen schaffen, die Anforderungen zu erfüllen, zeigt sich schnell, wer die Messlatte um wie viel höher überspringt.
Wie erstelle ich ein professionelles Anforderungsprofil?
Es gibt viele Wege, um zu einem guten Anforderungsprofil zu kommen. Zur Orientierung skizziere ich hier meine übliche Vorgehensweise, die sich über viele Jahre bewährt hat. Sie verläuft in drei Schritten:
- Kriterien für das Anforderungsprofil sammeln,
- Kompetenzen mit der Wertematrix identifizieren und ordnen,
- die Ergebnisse operationalisieren, also mit einer Messbarkeit versehen, um Soll-Ist-Vergleiche durchführen zu können.
Kriterien sammeln
Nehmen Sie im Unternehmen vorhandenes Material und ergänzen Sie dieses. Im Wesentlichen gibt es drei Quellen, um die Kriterien für ein Anforderungsprofil zu sammeln:
- Stellenbeschreibungen, -analysen und -anzeigen, die bereits bestehen – einfach alles Relevante farblich markieren.
- Gespräche mit oder Aussagen von Vorgesetzten und anderen Mitarbeiter:innen hinsichtlich der gewünschten bzw. erwarteten Fähigkeiten für die Stelle.
- Der eigene Kopf, der alles aufnimmt und dadurch angeregt wird, weitere Kriterien hinzuzufügen und Vorhandenes zu bearbeiten, um es gut handhabbar zu machen.
Kompetenzen identifizieren und zuordnen
Welche Kompetenzen – hier verstanden als Fähigkeiten bzw. Sachverstand – sind nötig, um die für die Stelle vorgegebenen Ergebnisse erzielen zu können? Die materiellen und organisatorischen Ressourcen bleiben zunächst außen vor, es geht um die Frage, was die Bewerber:innen mitbringen sollen.
Es gibt unendlich viele menschliche Kompetenzen, darunter diese:
- Fachkompetenz
- Zwischenmenschliche Kompetenz
- Verhandlungskompetenz
- Ergebnisorientierung
- Führungskompetenz
- Durchsetzungsvermögen
- Analytisch-konzeptionelle Kompetenz
- Strategische Kompetenz
- Innovationskompetenz
- Selbstreflexion
- Pragmatisches Denken
- Zeitmanagement
Flashlight
Was die Fachkompetenz angeht: Vorgesetzte tendieren dazu, sie sehr in den Vordergrund zu stellen. Wer ein Anforderungsprofil erstellt, sollte sich stets erklären lassen, warum es den geforderten Grad an fachlicher Expertise braucht, denn fehlendes Wissen kann oft schnell vermittelt werden. Ist das Niveau sehr hoch angesetzt, besteht die Gefahr, am Markt keine passenden Bewerber:innen zu finden.
Widmen wir uns an dieser Stelle den für Passung und Erfolg wichtigen Persönlichkeitseigenschaften. Viele Unternehmen haben dafür eigene, zum Teil komplexe Modelle. Ich empfehle Ihnen in diesem Zusammenhang eine einfache Struktur, die der Wertematrix von Robert S. Hartman entspricht und die wir bei profilingvalues seit Langem erfolgreich einsetzen.
Kompetenzen wie die bereits genannten können hier eine Rolle spielen. Aus praktischen Gründen sollten maximal 20 benannt werden, die aus unterschiedlichen Wertebereichen stammen. Hinzu kommen formale Anforderungen hinsichtlich Ausbildung, Gehalt, Wohnort und Ähnliches, die gesondert aufgelistet werden (maximal fünf). Außerdem gibt es noch sogenannte Nice-to-have-Kriterien, zum Beispiel zusätzliche Fremdsprachen, Fachzertifizierungen oder Methodenkompetenzen wie Ausbildungserlaubnis, Six Sigma Belt oder bestimmte Qualitätsmethoden, die separat betrachtet werden.
Kriterien operationalisieren
Erst die Operationalisierung der Kriterien ermöglicht es, das Anforderungsprofil im Recruitingprozess – etwa nach einem Vorstellungsinterview – sinnvoll zu nutzen. Hier gibt es zwei Vorgehensweisen:
- Basisvariante: nicht erfüllt – erfüllt.
- Differenzierte Variante: Für alle Kriterien wird eine Skala angelegt – häufig von null bis neun –, auf der das Soll und das Ist eingezeichnet werden.
Bei der Basisvariante entscheiden Sie unmittelbar, ob die jeweiligen Kompetenzen für die zu besetzende Stelle ausreichen. Dieser Weg ist einfach, schnell zu erfassen und klar.
Die differenzierte Variante ist aufwendiger, granuliert aber feiner. Sie empfiehlt sich bei Stellen mit hohem Verantwortungsgrad, um Argumente für Diskussionen im Auswahlprozess an die Hand zu bekommen. Umgekehrt kann diese Variante bei einfach zu erfassenden Stellen überdimensioniert sein.
Wie wird ein Anforderungsprofil erstellt?
Meiner Meinung nach sollte ein Anforderungsprofil alles Wesentliche auf einen Blick bieten. Ich beschränke mich dabei auf eine Seite, da zu viele Kriterien nur zu Verwirrung und nicht zu besseren Entscheidungen führen.
Vorlage nutzen
Die Vorlage, die ich verwende (siehe Abbildung), umfasst acht Rubriken bzw. Felder. Die ersten sechs entsprechen der erwähnten und gesondert dargestellten Wertematrix von Robert S. Hartman. Rechts daneben platziere ich oben die formalen Kriterien und unten die Nice-to-haves. Die Skalierung erfolgt so, wie es die Legende in der Vorlage vorgibt. Überall ist ein bisschen Platz für Bemerkungen.
So sieht eine Vorlage/ein Muster aus:
Mehr Detailtiefe ist nicht erforderlich, denn alles andere findet sich ja in der Stellenbeschreibung und in der Stellenanalyse. Deshalb sollten diese Dokumente während des Recruiting- und Auswahlprozesses auch immer verfügbar sein.
Feedback einholen
Beziehen Sie die Stakeholder von Anfang an ein und bitten Sie sie um eine Rückmeldung zu Ihrem ersten Entwurf. Machen Sie sich klar, dass das Benennen und das Gewichten der Kriterien im Anforderungsprofil immer auch nach persönlichem Ermessen geschehen.
Hier gibt es nicht unbedingt richtig und falsch.
Umso besser, wenn mehrere Blickwinkel und Meinungen dazu beitragen, die Qualität des Anforderungsprofils zu erhöhen.
Checkliste zum Anforderungsprofil
3 typische Fehler, die Sie vermeiden sollten
Wunschkonzert: die eierlegende Wollmilchsau
Ein Anforderungsprofil ist dazu da, die Passung einer Person für eine bestimmte Stelle beurteilen zu können. Dazu einfach mal eine Handvoll Kriterien aufzustellen und das war’s – dieses Vorgehen wäre grob fahrlässig. Genauso unsinnig ist es, sich mit zu viel des Guten auf der sicheren Seite zu wähnen. Zu zahlreiche und zu hoch angesetzte Kriterien führen bei Stellenbesetzungen zu schlechten Ergebnissen und Frustration.
Menschen sind hochkomplex und einzigartig.
Sie dürfen nicht wie ein Produkt betrachtet werden, bei dem man aus Qualitätsgründen die Fehler ausmerzt oder die Ansprüche immer weiter hochschraubt. Am Ende lässt sich so jede Kandidatin und jeder Kandidat mit dem Hinweis ablehnen, dass ein bestimmtes Kriterium nicht erfüllt ist. Hier muss daher gesunder Menschenverstand regieren. Meine Erfahrung zeigt: Unter einem Dutzend Kriterien besteht die Gefahr, zu undifferenziert vorzugehen. Bei Annäherung an die 30 ist die Obergrenze erreicht.
Zu viel Information
Manchmal werden auch einzelne Kriterien mit so viel Details überfrachtet, dass es schwerfällt, mehrere auf einmal im Blick zu behalten. Die menschliche Auffassungsgabe ist begrenzt, deshalb brauchen wir Struktur und Klarheit. Und das lässt sich mit folgenden Zutaten erreichen:
- Stellenbeschreibung: Welche Ergebnisse werden gebraucht? Schlank, auf den Punkt formuliert, schnell zu erfassen, kein Blättern.
- Stellenanalyse: Wie kann man die Ergebnisse im Kontext erreichen? Hier darf die Antwort ausführlicher ausfallen, denn sie bezieht die herrschende Komplexität ein – insbesondere die zwischenmenschliche.
- Anforderungsprofil: Was ist dazu an menschlicher Kompetenz erforderlich? Hier geht es um Abstraktion und Reduktion der Kriterien. Klare Ja-Nein-Alternativen, auf einen Blick zu erfassen.
Metaphorisch auf Körperbereiche übertragen, bedeutet das:
- Stellenbeschreibung: Was schaffen die Hände?
- Stellenanalyse: Was macht der gesamte Organismus inklusive Emotion und Intuition? Wie wirkt alles zusammen? Dies wird oft als Herz-Bauch-Bereich bezeichnet.
- Anforderungsprofil: Wie kann ich meine Entscheidungen strukturiert vorbereiten? Hier geht es um Hirn bzw. Kopf.
Unkonkrete Formulierungen
Begriffe wie „Organisationstalent“ oder „Führungspersönlichkeit“ transportieren nicht eindeutig, was gesucht wird, und sind damit unverbindlich. Ein Anforderungsprofil darf nicht plappern, sondern die Formulierungen müssen hieb- und stichfest sein. Die Angelsachsen drücken es so aus: „to the point“.
Zwei Beispiele für Anforderungsprofile
Sie sind jetzt bestens gerüstet, selbst Anforderungsprofile zu erstellen. Weitere Impulse erhalten Sie, wenn Sie sich die zwei Beispiele ansehen.
Beispiel 1: Vertriebsleitung
Beispiel 2: Buchhaltungsfachkraft
