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So schreiben Sie in 15 Minuten eine Top-Stellenbeschreibung auf nur einer Seite

Es kann so leicht sein, Stellenbeschreibungen treffend UND knapp zu verfassen. Mit der richtigen Methode geht das obendrein noch ganz flott: Sie brauchen nicht mehr als 15 Minuten. Die Tools dafür bekommen Sie von uns. Los geht’s!

Rauben Ihnen seitenlange Stellenbeschreibungen auch den letzten Nerv? Spätestens auf Seite drei haben Sie vergessen, welche der zahllosen Aufzählungspunkte nun wirklich wichtig sind. Sie lesen durch das Blatt hindurch, die Konzentration wird flügge und immer öfter senken sich Ihre Augenlider. Wie aber geht es kürzer und besser? Und wie halten Sie die Leser bei der Stange? Die Grundvoraussetzung: Sie wissen, worauf es in einer Stellenbeschreibung wirklich ankommt.

Die Arbeitswelt hat in den letzten Jahrzehnten ganz neue Formen für sich entdeckt und umgesetzt. Analog dazu hat sich auch die Stellenbeschreibung weiterentwickelt.
Sie wird für die Stakeholder geschrieben – also für alle, die direkt oder indirekt mit der Stelle in Berührung kommen. So entwickeln sie ein einheitliches Verständnis von der Stelle und wissen, was sie von den Stelleninhaber:innen erwarten können. Eine moderne Stellenbeschreibung sollte drei Funktionen erfüllen.

3 wegweisende Funktionen einer modernen Stellenbeschreibung

Funktion 1: Sie verhindert sinnloses Nachbesetzen

Haben Sie sich mal gefragt, wie Stellen überhaupt entstehen? Sie fallen schließlich nicht vom Himmel. In großen Unternehmen wird das besonders häufig vergessen, weil es so viele Stellen gibt. Sie werden kaum hinterfragt und in der Regel einfach ‚nachbesetzt‘. Es sei denn, es wird gerade ein harter Sparkurs gefahren, es finden Umstrukturierungen statt oder beides.
Zu jeder Stelle gibt es eine Geschichte. Wenn es unternehmerisch vernünftig zugegangen ist, dann wurde die Stelle geschaffen, damit das Unternehmen von diesem Zeitpunkt an sein Leistungsversprechen besser, schneller, einfacher, günstiger oder anders erbringen konnte.

Die Stelle hat also stets ein Motiv, einen Anlass: Sie existiert, um einen direkten Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

In der Stellenbeschreibung erkennen Sie auf den ersten Blick, WOFÜR es die Stelle gibt. Beispielformulierungen für einen solchen Beitrag können ganz einfach lauten: ‚Sicherstellen, dass unsere Produkte erfolgreich verkauft werden‘ oder ‚Die Rechnungslegung der Firma gesetzeskonform verantworten‘. Eine weitere Beispielformulierung könnte so aussehen: ‚Die Einkaufsabteilung leiten und dabei für optimale Beschaffung sorgen‘. Klingt einfach?
Es kann auch schwieriger werden, z.B. als Data Scientist in einer HR-Beratung. Vielleicht heißt die geeignete Formulierung dann so: ‚Eine voll skalierbare künstliche Intelligenz aufbauen, für die alle relevanten Daten beschafft und verknüpft werden.‘.

Funktion 2: Sie sichert den Unternehmenserfolg

In klassischen Stellenbeschreibungen werden häufig die (Haupt-)Aufgaben beschrieben. Der Begriff Aufgabe vermittelt den Eindruck bloßer Aktivität. Wenn Sie allerdings die Aktivitäten bzw. Aufgaben einer Stelle betonen, dann rücken die Ergebnisse in den Hintergrund – die sind aber zentral wichtig.

Anders ausgedrückt: Mitarbeiter:innen können sich zwar die ganze Zeit den beschriebenen Aktivitäten widmen, aber dabei keine nennenswerten Ergebnisse erzielen. In einer Stellenbeschreibung sollten Sie darum klipp und klar festhalten, welches Ergebnis sie in welchen Bereichen erzielen müssen. Sonst ist die Beschreibung unvollständig und Sie können den Erfolg kaum messen bzw. beurteilen.

In einer ergebnisorientierten Stellenbeschreibung erkennen Sie schnell alle wichtigen Verantwortungsbereiche der Stelle.

Sie erkennen, WIE die Stelle den Beitrag zum Unternehmenserfolg erbringt. Das kann in unserem ersten Beispiel von oben heißen, dass die Vertriebsleiterin
  • bestimmte quantitative Messgrößen erreicht.
  • sicher auch Vertriebsteams erfolgreich führt.
  • dafür sorgt, dass die Schnittstellen zu Marketing, Produktmanagement, Produktion und Finanzen teamorientiert funktionieren bzw. als kollaborativ wahrgenommen werden.
  • häufig auch die Strategie des Bereiches mit der nachgelagerten Planung verantwortet.
  • sie vielleicht auch in wichtigen Gremien oder längerfristigen Projekten mitarbeitet.
Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise: Sie können Ergebnisse viel kürzer und einfacher formulieren als all die Aktivitäten, die dazu nötig sind. Und diese können sich noch dazu immer wieder ändern – insbesondere in einer agilen Welt.

Funktion 3: Bewerber:innen wissen, welche Ziele sie erreichen sollen

Viele Unternehmen meinen, dass die Stellenbeschreibung in allererster Linie dazu diene, eine Stelle richtig zu besetzen. Deswegen packen sie alle Kompetenzen rein, die für die Stelle nötig sind. Ich vertrete hier eine differenzierte Auffassung.
In der Regel bewerten und wählen Sie bei Stellenbesetzungen die passenden Kandidat:innen anhand von Kompetenzen aus. Welche Kompetenzen tatsächlich erforderlich sind, erfahren Sie durch eine tiefgehende Stellenanalyse und die Erstellung des Anforderungsprofils der Stelle. Der Nachteil dieser Vorgehensweise: Potenzielle Kandidaten schätzen Ihre Kompetenz unter Umständen nicht richtig ein und bewerben sich erst gar nicht: „Ich bin kein Online-Marketing-Spezialist“. Ich empfehle darum anders vorzugehen: Beschreiben Sie, welche Teilergebnisse die Kandidat:in erzielen soll.
Zum Beispiel:
  • X € pro Kopf, Team, Region Umsatz bei Kosten Y.
  • Erfolgreiche Vertriebsteams erreichen neben Umsatzzielen messbare Kundenzufriedenheit
  • Usw.
(Künftige) Stelleninhaber:innen wissen damit ganz konkret, WAS sie liefern müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu realisieren. Wenn Sie in der Stellenbeschreibung Ergebnisse statt der Kompetenzen formulieren, werden sie trotzdem direkt oder indirekt angesprochen oder ‚scheinen durch’.

Zwei Don‘ts in der Stellenbeschreibung

Don‘t Nummer 1: Beschreibungen einzelner Aktivitäten

Stellenbeschreibungen sind leider häufig voll von Aktivitäten und Aufgaben. Derart ‚exklusiv’ beschriebene Tätigkeiten führen in die Irre: Sie täuschen gewünschte Ergebnisse vor, nennen sie aber nicht klipp und klar. Und sie hindern Stelleninhaber:innen daran, flexibel zu bleiben.
Im Extremfall sagen sie, nachdem sie die Stelle angetreten haben: „Das mache ich nicht, denn es steht nicht in meiner Stellenbeschreibung. Ich bin dafür nicht zuständig“. Wie verrückt ist das?! Völlig absurd! Aber so etwas habe ich schon erlebt. Lassen Sie bei Stellenbeschreibungen also bitte die Finger von Aktivitäten- oder Aufgabenbeschreibungen.
Ich möchte hier nochmal sinnvoll abgrenzen: Eine Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle nicht die Aufgaben. Wollen Sie es ausführlich, dann entwickeln Sie es oder lassen es von den Stelleninhaber:innen entwickeln. Notieren Sie es auf einem separaten Papier – am besten gleich orientiert an den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen.
Halten Sie sich immer vor Augen, für wen und zu welchem Zweck Sie dieses Dokument haben. Der ‚Auflösungsgrad an Information’ muss dazu passen. Auch in kleineren Unternehmen sammeln sich über kurz oder lang Dutzende von Stellenbeschreibungen an. Hier gilt ebenfalls: Sie wollen sie gut handhaben und miteinander vergleichen können. Sie sollen allgemeinverständlich und kurz sein.
Stellen Sie am besten jede Stellenbeschreibung immer auf den Prüfstand - mit dieser Frage: Ist diese Information für den Vorgesetzte des Vorgesetzten, und/oder für die Personalleitung relevant? Ich gehe noch weiter:

Verfassen Sie eine Stellenbeschreibung so, dass ein CEO in nur einer Minute genau erfasst, worum es geht und wo die springenden Punkte sind.

Don‘t Nummer 2: Mehr als 7 Punkte in Aufzählungen

Im Gegensatz zu früher müssen Stellenbeschreibungen heute häufig angepasst werden. Viele junge Menschen werden in ihrem Leben in Berufen arbeiten und auf Stellen wirken, die wir heute noch gar nicht kennen. Allein deswegen sind seitenlange Stellenbeschreibungen nicht sinnvoll.

Die Kunst liegt darin, den Beitrag einer Stelle zum Unternehmenserfolg in einem Satz zu beschreiben.

Sie sollten Stellenbeschreibungen also auf den Punkt und knapp formulieren.

Ich kenne Stellenbeschreibungen, die es in einer Rubrik auf mehr als 20 Aufzählungszeichen bringen. Und dann haben sie vielleicht noch 20 Rubriken. Wer will denn das alles lesen?!

Unser Gehirn ist dafür nicht gemacht. Wir können zwischen 3 und 7 Aspekte zu einem Thema behalten. Glauben Sie nicht? Hier habe ich einen kleinen Test für Sie: Bitte schauen Sie fünf Sekunden auf die Zahlenfolge. Nehmen Sie dann den Blick vom Bildschirm und versuchen Sie, die Zahlen aufzuschreiben.

110919671335
Und? Wie erfolgreich waren Sie? Keine Sorge, man muss das nicht können. Das fällt unter die Rubrik ‚wenig nützliche Kompetenzen’. 😊

So erstellen Sie eine gute Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung ist kein Anforderungsprofil. Sie ist eine Skizze, die einen Eindruck vermitteln soll. Insofern überlegen Sie gut, was Sie hereinnehmen und was Sie weglassen. Achten Sie darauf, wie detailliert Sie beschreiben.
Wenn Sie zu viel Zeit in die Beschreibung von Details investieren, zahlt sich das nicht aus. Zur Erinnerung: Wir können höchstens 7 Aspekte eines Themas behalten. Die richtige Detailtiefe ist also entscheidend.
Die Stellenbeschreibung soll allen Stakeholdern – also den unmittelbar und mittelbar beteiligten Personen – nutzen:
  • Stelleninhaber:innen
  • Vorgesetzte
  • weitere Führungskräfte
  • Human Resources
  • ggf. Betriebsrat
  • ggf. Personalberater:in
  • Unternehmensleitung
  • Bewerber:innen
Versetzen Sie sich in deren Lage. Hier gibt es leider keinen Pauschalrat. Außer:

Die Kunst liegt darin, den Beitrag einer Stelle zum Unternehmenserfolg in einem Satz zu beschreiben.

Natürlich gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie die Stellenbeschreibung gliedern und strukturieren können. Ich zeige Ihnen jetzt eine Methode, die sich vielfach bewährt hat.

Finden Sie den ‚Missing Link’ zwischen CEO und Stelle

Kennen Sie die Mission Ihres Unternehmens? Ich hoffe, es gibt eine. Sie können keine gute Stellenbeschreibung formulieren, wenn Sie nicht wissen,
  • wofür die Firma da ist,
  • wo Ihr Unternehmen hin will,
  • was sein Sinn, seine Mission, seine Vision ist.
Sie müssen sich also Ihr Unternehmen ‚von außen‘ ansehen und sagen können, was der zentrale Zweck ist und die wichtigsten Ziele sind.
Erst wenn Sie die Mission des Unternehmens genau kennen, wissen Sie auch, an welcher Stelle noch etwas fehlt (Missing Link), um das Ziel zu erreichen. „Warum macht unsere Firma, was sie macht?“ Haben Sie keine Antwort auf diese Frage, dann kann es passieren, dass Sie mit Ihrer Stellenbeschreibung in eine völlig falsche Richtung laufen.

Erst wenn Sie die übergeordneten Ziele mit der Stelle verbinden, ist eine vernünftige Stellenbeschreibung möglich.

Brechen Sie also unbedingt die Strategie auf den Bereich und die Stelle runter. Das gelingt Ihnen mit Fragen wie:
  • Was leistet der Bereich, in dem die Stelle angesiedelt ist, konkret, um den Unternehmenszweck und die Strategie erfolgreich umzusetzen?
  • Was leistet die Stelle für den Erfolg des Bereichs?
  • Welche Teammitglieder erreichen diesen Erfolg in welcher Form?
  • Welche Erwartungen hat die Unternehmensleitung an diese Stelle?
  • Welche Erwartungen hat die direkt vorgesetzte Person?
Eine Stellenbeschreibung ist dann nützlich, wenn sie eine durchgängige Logik zeigt: von der Unternehmensmission über die Strategie und den Beitrag des Bereichs bis hin zu dem ‚Leistungsversprechen’ der beschriebenen Stelle.
So hat der Stakeholder ein klares Bild und kann sich sinnvoll in die weiteren Details vertiefen. Die ‚Missing Links’ sind beseitigt. Es gibt durchgängige Links von der Unternehmensleitung bis hin zur jeweiligen Stellenbeschreibung.

Wenden Sie die Wofür-Wie-Was-Methode an

Schritt 1: Formulieren Sie das ‚Wofür‘

Das ‚Wofür‘ der Stelle zeigt, was sie zum Unternehmenserfolg beiträgt. Wenn Sie keine ‚Missing Links‘ mehr haben, können Sie das jetzt formulieren.
Angenommen Sie formulieren die Stellenbeschreibung des Geschäftsführers in einem kleinen Beratungsunternehmen im Bereich Human Resources. Dann könnte das ‚Wofür‘ nach der Analyse anhand der oben genannten Fragen so lauten:
Führen dieses spezifischen HR-Beratungs-geschäfts zum Erfolg hinsichtlich Kundenmehrwert, Unternehmertum und werteorientierter Kultur

Schritt 2: Formulieren Sie das ‚Wie‘

Sie machen sich Gedanken darüber, welche Ergebnisse Stelleninhaber:innen in dieser Funktion erreichen müssen, um ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten zu können. Sie überlegen dafür,
  • welche Bereiche darauf einzahlen und
  • wie Stelleninhaber:innen den Beitrag in dem jeweiligen Bereich erreichen bzw. mit Leben füllen.
Diese Arbeitsfelder – ergebnisorientiert formuliert – geben den Stakeholdern schnell Orientierung. Für einige, wie z.B. die Unternehmensleitung, kann damit bereits alles klar sein und sie braucht gar nicht tiefer eintauchen.

Schritt 3: Formulieren Sie das ‚Was‘

Hier brechen Sie die Ergebnisse, die den Beitrag der Stelle ausmachen, in Teilergebnisse runter. Was heißt das genau?

Denken Sie an die schwierigen Merkaufgabe: 110919671335

Wirklich schwer zu merken! Doch wenn ich sie aufteile, wird es leichter: 11.09.1967 13:35Der Zahlenwust ergibt so nämlich Sinn. Es ist ein Datum und eine Uhrzeit, mein Geburtszeitpunkt. 😊

Gehen Sie bei Ihrer Struktur der Stellenbeschreibung ähnlich vor. Gliedern sie passend und eingängig. Nur dann ist eine stichpunktartige Übersicht der Inhalte auch sinnvoll.

Schritt 4: Fügen Sie aktuelle Aspekte und formale Rahmenbedingungen hinzu

Abschließend vervollständigen Sie die Stellenbeschreibung noch mit
  • den aktuell wichtigsten Zielen bzw. gewünschten Ergebnissen.
    Dazu stellen Sie sich folgende Frage:
    Welche Schwerpunkte gibt es zurzeit, die Sie abhaken können, sobald Sie Ihre Ziele erreicht haben?
  • bestimmten Formalia:
    z.B. Budgetrahmen, Berichtslinie, disziplinarische / rechtliche Gesichtspunkte, Gehaltsaspekte, Befugnisse von Stelleninhabern, organisatorische Einbindung, Mitgliedschaft in Gremien oder formale Angaben o.ä.
Nun packen Sie das Ganze übersichtlich strukturiert auf eine Seite und fertig ist die Stellenbeschreibung!
Fast fertig. Jetzt geht es noch ans Finish.

Schaffen Sie Raum für Veränderung

Schon vor über 20 Jahren hat mein erster Ausbilder in der Unternehmensberatung zu uns gesagt: „Die typischen Stellenbeschreibungen, die heute erstellt werden, sind morgen nicht mehr das Papier wert, auf dem sie gedruckt wurden.“ Ich finde, er hatte damals und hat auch heute noch recht.
Lassen Sie uns einmal als Beispiel die neuere Geschichte der Personalberatung Revue passieren. Was muss eine Personalberater:in erreichen? Wie war das früher und wie ist es heute?
In den 80er und 90er Jahren wurde die große Masse der Bewerber:innen über Anzeigen generiert - meist in den überregionalen Tageszeitungen. Deren Wochenendbeilagen erreichten über 100 Seiten – wobei jede Anzeigenseite einen höheren fünfstelligen Betrag kostete. Diese Blätter verdienten sich mehr als goldene Nasen. Bewerbungen gab es ausschließlich in Papierform. Das konnte schon mal zu prall gefüllten Waschkörben in den Büros führen.
Direktansprache von Kandidat:innen hatte es schon immer gegeben. Sie wurde später auf Positionen niedrigerer Hierarchielevel ausgeweitet. Die Recherchearbeit dafür war oftmals ziemlich mühselig. Dann kamen die ersten Online-Stellenportale. Online-Bewerbungen vervielfachten die Möglichkeiten von Kandidat:innen. Der Markt wurde transparent. Schließlich kamen die sozialen Medien und heute identifiziert Big Data die Personen, die in Frage kommen.
Der Wunsch der Personalberater:innen ist aber immer noch der gleiche: geeignete Kandidat:innen möglichst schnell finden, sie vorselektieren, den Kund:innen wenige geeignete Bewerber:innen vorstellen, diese ggf. noch intensiver prüfen, um dann die Stelle zu besetzen.
Sie sehen, dass sich die Wege zu einem gewünschten Ergebnis fundamental verändern können. Aber darauf kommt es in einer Stellenbeschreibung eben nicht so sehr an. Versuchen Sie deshalb, die Stellenbeschreibung so zu formulieren, dass nicht jede kleine Veränderung im Markt ihre ganzen Punkte aus den Angeln hebt.

Minimieren oder reduzieren Sie die Stellenbeschreibung so weit wie möglich. So schaffen Sie Raum für Veränderungen, welche die Stelle direkt betreffen.

Gilt die Stellenbeschreibung in dieser Form immer noch, wenn …

  • … sich die Konjunktur ändert?
  • … die Firma expandiert, sich verkleinert oder ihr Geschäft diversifiziert
  • … die Unternehmensstrategie angepasst wird?
  • … Vorgesetzte wechseln?
  • … eine neue Software / Technologie eingeführt wird?
  • … Prozesse im Unternehmen geändert werden?
Je seltener Sie eine Stellenbeschreibung anpassen müssen, desto besser können alle Stakeholder damit umgehen. Die Arbeit, die tatsächlich geleistet werden muss, kann im agilen Zeitalter dermaßen unterschiedlich ausgestaltet sein. Es macht keinen Sinn, dies alles zu dokumentieren.
Ich gehe sogar noch weiter: Das behindert die Unternehmens-Performance. Deshalb lebt eine gute Stellenbeschreibung davon, dass Sie sich auf das Wesentliche beschränken – insbesondere aus Sicht der Stakeholder: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Kurz, treffend und ‚wendig‘. Das ist nicht immer leicht, aber Übung macht den Meister!

Fazit

Stellenbeschreibungen sind wichtig, es gibt mindestens drei gute Gründe dafür. Stellenbeschreibungen sind häufig schlecht ausgeführt, weil u.a. zu lang, unübersichtlich und umständlich. Nehmen Sie sich daran bitte KEIN Beispiel. Weniger ist hier mehr. Die Stellenbeschreibung mit dem richtigen ‚Auflösungsgrad’ an Information für die Stakeholder zu erstellen, erfordert Empathie und analytische Fähigkeit.
Mit der ‚Wofür-Wie-Was-Methode‘ können Sie Ihre Gedanken schnell strukturieren und das Wesentliche rasch herausarbeiten. Mit hoher Konzentration und etwas Übung sind Sie in 15 – 20 Minuten fertig.
Verfügen Sie selbst nicht über die Informationen, um die nötige Analyse zu machen? Gehen Sie einfach mit derselben ‚Wofür-Wie-Was-Methode‘ zu demjenigen, der dieses Wissen hat. Interviewen Sie ihn und erstellen dann die Stellenbeschreibung. Sie werden die Erwartungen der Stakeholder mit hoher Wahrscheinlichkeit übertreffen. Denn diese möchten kurz und prägnant das wirklich Wichtige über die Stelle wissen. Mit der beschriebenen Struktur und Vorgehensweise gelingt das ausgezeichnet.

Und zum Schluss noch
meine ganz persönliche Meinung

Der Begriff ‚Stellenbeschreibung‘ ist dermaßen bekannt, genutzt und beschrieben, dass man an ihm nicht vorbeikommt. Vor einigen Jahrzehnten war er auch noch passend. Die Wirtschaftswelt war einfacher, klarer strukturiert und weniger dynamisch.
In heutigen, modern aufgestellten Organisationen reden wir kaum mehr von Stellen. Es gibt auch immer weniger Organigramme. Denn sie sind lediglich das ‚Skelett’ eines Unternehmens. Das Geschäftsleben wird ständig komplexer. Man denkt jetzt eher in Dynamogrammen bzw. in holokratischen Systemen, also einer Art Organismus. Dabei sind Elemente wie Kreisstruktur, integrativ zu Entscheidungen zu kommen und gegenwartsbezogen handeln zu können von Bedeutung. Man organisiert sich als ein Team von Teams. Das Wort „Organisationsstruktur“ ist an sich schon starr und damit nicht mehr treffend. Im angelsächsischen Raum wird daher mittlerweile häufig von „Performance Platform“ gesprochen. Darauf richten sich die Menschen ständig in agiler Weise nach den veränderten Erfordernissen aus und handeln entsprechend.
In diesem Zusammenhang wird nirgends mehr von Stellen gesprochen, sondern von Rollen. Wenn Sie sich Schauspieler in Aktion vorstellen, wie sie ihre Rolle in einem Film ausfüllen, so können Sie die Analogie verstehen: Es herrscht Dynamik, die Szenen wechseln, die Schauspieler sind unterwegs. Würden Sie in der Handlung des Films auf einer Stelle ‚sitzen’, könnten Sie nicht viel beeinflussen. So wie im Film der Schauspieler in seiner Rolle die Herausforderungen meistert, können wir unser Verständnis der beruflichen Rolle erweitern. Meines Erachtens kann man mehr bewirken, wenn man sich in einer Rolle fühlt, als wenn man auf einer Stelle sitzt.
Diese unaufhaltsame Entwicklung und die Tatsache, dass Sie Ergebnisse den Aktivitäten vorziehen sollten, führen mich zu dem meines Erachtens passenden Begriff: Ergebnisorientierte Rollenbeschreibungen.
Viel Erfolg damit!

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