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Wie Fehlbesetzungen, Werte und (Fach-)Kräftemangel zusammenhängen Dos & Don’ts auf den Punkt gebracht
zuletzt aktualisiert am 06.02.2023
Auf die Unternehmen kommen gewaltige Herausforderungen zu. Der Mangel an Fachkräften und auch allen anderen menschlichen Kräften wird massiv zunehmen. „Weiter wie bisher“ ist daher keine Option. Dazu kommt der exponentiell steigende technische Fortschritt und die sich immer schneller verändernde Arbeitswelt.
Wie können die Firmen in diesem Umfeld Fehlbesetzungen vermeiden und überhaupt noch ihre offenen Stellen besetzen? Radikale Offenheit mit Blick auf Anforderungsprofile und den ganzen Rekrutierungsprozess sind unerlässlich. Aber damit die Leute kommen, um zu bleiben, sind noch eine ganze Reihe von anderen wichtigen Kriterien zu erfüllen. Dabei spielen gute Werte und eine daraus resultierende Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle.
Die dramatische Kontraktion der Arbeitsbevölkerung und weitere Herausforderungen
Die schon jetzt sehr genau absehbare Lage für 2030 ist in den Köpfen der meisten Führungskräfte noch nicht angekommen. Über den (Fach-)Kräftemangel wird zwar seit vielen Jahren gesprochen und geklagt, aber er wird eine ganz andere Dramatik in den nächsten acht Jahren erreichen.
Bis 2030 gehen etwa 9 Millionen Baby-Boomer in Rente und nur ein Bruchteil wächst nach. Darüber hinaus werden wir in Deutschland zu diesem Zeitpunkt etwa 6 Millionen pflegebedürftige Menschen haben, die Anzahl der in der Grundsicherung Lebenden wird aller Voraussicht nach konstant bei etwa 7 Millionen liegen.
Gegenwärtig sind im deutschen Arbeitsmarkt etwa 45 Millionen Menschen tätig. Die Zukunftsforscher gehen davon aus, dass wir bis 2030 etwa 5-7 Millionen weniger haben werden. Dies ist nicht nur durch Einwanderung lösbar, sondern erfordert zum einen technologische Durchbrüche und zum anderen eine gewaltige Transformation der Unternehmen und veränderte bzw. ganz neue Kompetenzen bei den arbeitenden Menschen, was lebenslanges proaktives Lernen zur Folge haben wird.
Insbesondere der Mittelstand steht vor massiven Problemen, aber letztlich betreffen diese enormen Veränderungen alle Arbeitenden und vor allem die Führungskräfte in den Unternehmen, die diese Transformation vordenken und umsetzen helfen müssen.
Der Arbeitsmarkt ist bereits heute leergefegt. Durchschnittlich 850.000 offiziell offene Stellen im Jahr 2022 (tatsächlich sprechen Schätzungen von mehr als der doppelten Zahl, weil viele offene Stellen nirgends gemeldet werden) und ständig sinkende Bewerberzahlen je Stellenausschreibung sprechen schon heute für sich.
Fast jede dritte Berufsgruppe bei Fachkräften wird als Engpassberuf geführt und jeder vierte Ausbildungsplatz bleibt unbesetzt. Dieser immer stärker werdende Mangel an geeignetem Fachpersonal, mangelnde Bindung zum Unternehmen („Quiet Quitting“) und steigende Erwartungen an Kultur, Klima und Arbeitsbedingungen (Work-Life-Balance, 4-Tage-Woche, Partizipation, flache Hierarchie, hohe Flexibilität, Remote Work, etc.) führen u.a. zu zwei Effekten:
Wenig Angebot, viel Nachfrage und die Organisation als Akademie
- Wenig Angebot, viel Nachfrage: Was wir heute als „War for Talents“ kennen, wird viel schlimmer. Während eher monotone und weniger komplexe Berufe zunehmend durch Maschinen erledigt werden, wird sich der Arbeitsmarkt immer weiter zum Arbeitnehmermarkt wandeln und viele Positionen durch hohe Fluktuation und Vakanz, aber auch höhere Kosten geprägt sein. Es wird für Arbeitgeber zunehmend von Bedeutung sein, sich als Marke im Employer Branding zu platzieren, schnelle, schlanke und „barrierefreie“ Bewerbungsprozesse anzubieten und für Bewerbende wie auch Mitarbeitende attraktive Bedingungen und Angebote zu schaffen. Dazu gehört auch, die „alte Welt“ starrer Strukturen und Wasserfalldenkens, Silos und steiler Hierarchien endgültig zu transformieren bzw. zu verlassen. Allein 90% aller Mittelständler in Deutschland müssen bis 2030 eine Transformation hin zur Digitalisierung ihrer Geschäftsfelder und ihrer Kultur durchlaufen.
- Die Organisation als Akademie: Während die einzelnen Jobs immer spezifischer, spezialisierter und komplexer werden, nimmt die Auswahl geeigneter und gut ausgebildeter Bewerbender ab. Viel Erfahrungswissen wandert auch direkt in den Ruhestand. Neben geringerer fachlicher Qualifikation kann zusätzlich immer weniger Anforderungsniveau an „weiche“, überfachliche Kompetenzen angelegt werden. In der Folge müssen viele fachliche und überfachliche Kompetenzen individuell qualifiziert werden, weil der Rekrutierungsprozess keine geeignete Schranke mehr darstellt. Neben einem hervorragenden Onboarding läuft dies auf individuelle Kompetenz- und Potenzialanalysen und ebenso individuelle Entwicklungspfade für Mitarbeitende hinaus. Das Unternehmen wird somit immer mehr zur Bildungsakademie und zum Hort individueller Weiterentwicklung.
Die technologischen Herausforderungen der Unternehmen
Die technologischen Herausforderungen der Unternehmen liegen vor allem in der Digitalisierung, der Robotik, den Anwendungen von künstlicher Intelligenz und Process Mining bzw. Big Data Analysen im Arbeitsalltag sowie der menschlichen Gesundheit. Aber auch weitere Schlüsseltechnologien können substanzielle Beiträge leisten, wie z.B. die durch die EU-Taxonomie angeschobenen Green Technologies.
Zentral sind in diesem Szenario der Mensch und die Arbeits- und Unternehmenskultur, die sich signifikant verändern müssen, um die Herausforderungen zu meistern. Es gilt, Bewältigungsstrategien aufzuzeigen und die Themen dieser Transformation in den Fokus zu nehmen.
In diesem Artikel sind dies Fehlbesetzungen bzw. die Vermeidung dieser sowie das nötige Arbeitsumfeld für erfolgreiche Besetzungen, das im Wesentlichen durch eine Kultur geschaffen wird, in der gute Werte den Takt angeben. Künftig wird man nur in so aufgestellten Firmen die Leistungs- und Potenzialtragenden anziehen, entwickeln und halten können.
Was genau steckt hinter Fehl- und Nichtbesetzungen
Alle kennen sie – die grässliche Fehlbesetzung! Neben verschleudertem Geld, entgangenen Geschäftschancen und über Gebühr belasteten Kolleg:innen leidet zudem das wertvollste Gut des modernen Unternehmens: seine DNA, die sich in den von den Menschen gelebten Werten ausdrückt und damit in einer starken und attraktiven Firmenkultur erfolgreiche Wirkung entfaltet.
Warum kommt es so häufig zu Nicht- und Fehlbesetzungen? Ich liste Ihnen an dieser Stelle die meines Erachtens fünf wichtigsten Bereiche auf, die zum Boykottierer für erfolgreiche Stellenbesetzungen werden:
5 Boykottierer für erfolgreiche Stellenbesetzungen
- Ein aufgeblasener Bewerbungsprozess mit redundanten Aufgaben: „Laden Sie hier Ihren CV hoch“, danach: „Tragen Sie nun Ihre wichtigsten beruflichen Stationen ein“. Anfängliches Einfordern von allen möglichen Zeugnissen, Zertifikaten oder Nachweisen oder das Bestehen auf einem Anschreiben für die Bewerbung. Die Frage ist doch: Wer bewirbt sich heutzutage bei wem? Würden Sie als „Kunde“ im Vorfeld alles Mögliche Ihrem Dienstleister liefern wollen?
- Ist die Bewerbung eingegangen und es erfolgt keine unmittelbare Response, kann man als potenzieller Arbeitgeber einpacken. 24 Stunden an Werktagen ist das heute erwartete Zeitfenster. Wer schnell nur aufgrund des CV ablehnt („Erfüllt nicht alle Anforderungen“), verhält sich so, als ob ein Bettler die Annahme einer Münze verweigert, weil er gerne einen Schein haben würde. Unprofessionalität im Umgang mit Bewerbungen vergibt unnötig Besetzungschancen.
- Der erste Eindruck ist demnach schnell verpatzt. Auch gehört es sich, bei der ersten Kontaktaufnahme bei Interesse den gesamten Rekrutierungsprozess transparent zu machen. Mit einem weiteren Gespräch, einem Assessment oder „Probearbeiten“ irgendwann „um die Ecke zu kommen“, bedeutet heutzutage in der Regel das Aus. Schlecht benehmen kann man sich auch bei den Erst- und Zweitgesprächen (z.B. gestresste unpünktliche Führungskraft, die noch dazu schlecht vorbereitet ist). Kommen dann in den Interviews nicht valide Fragen oder die Bewerbenden werden zugetextet, so kommt die Sache immer mehr ins Rutschen. Der Gipfel ist mangelndes Interesse an den Bewerbenden, so dass diese kaum Chancen haben, sich darzustellen und eigene Wünsche und Erwartungen zu äußern. Der Gesamteindruck ist also auch recht schnell vermasselt.
- Besonders kritisch ist das „Blaue-vom-Himmel-versprechen“ der potenziellen Arbeitgeber, nach dem Motto: Heute sind wir im Himmel (wir rekrutieren), ansonsten sind wir in der Hölle (Arbeitsalltag). Ehrliches Erwartungsmanagement ist heutzutage Pflicht.
- Schließlich führt die zu starke fachliche Fokussierung genauso auf die schiefe Bahn wie das alleinige Schauen auf soziale Kompetenz und dass die Person „ins Team und zu unserer Kultur passt“. Vielleicht brauchen Team und Unternehmenskultur eine „nichtkonforme“ Anreicherung von außen, da man zu sehr im eigenen Saft kocht. Häufig werden Schnittstellen und Kontext der zu besetzenden Rolle kaum beachtet. Genauso irreführend ist die „Sucht“ nach schneller Besetzung, indem „husch-husch“ nach einem kurzen Gespräch die Einstellung erfolgt. Schließlich spielt das Bauchgefühl eine Rolle, aber nicht im Sinne von „Bauchentscheiden“. Korrekt angewendet bedeutet es: Entscheide nie nur aufgrund deines Bauches, aber auch nie gegen deinen Bauch!
Fazit:
Der Arbeitnehmermarkt ist längst Fakt und wird immer kraftvoller. Die Zeiten sind vorbei, in denen wir „uns mal schnell neue Leute holen“. Es benötigt viel Empathie, um die Bedürfnisse der heutigen Arbeitnehmer zu verstehen und aus diesen Erkenntnissen annehmbare Angebote zu machen. Kein Unternehmen wird es schaffen, für alle im Arbeitsmarkt attraktiv zu sein. Deswegen gilt es, sich als Firma eindeutig zu positionieren, was ich weiter unten nochmals aufgreife.
Im Grunde ist es verwunderlich, dass dennoch so viele Unternehmen noch genauso agieren wie anno dazumal und die tausendste Stellenanzeige veröffentlichen, die Bewerbenden als Bittsteller behandeln und sich wundern, warum es nicht funktioniert.
Der Stellenbesetzungsprozess auf dem Prüfstand
Die Baby-Boomer gehen zwar in Rente und der Mangel an Menschen, die „althergebrachte“ Anforderungsprofile nicht mehr erfüllen, wird immer größer. Aber dennoch gibt es in unserer Gesellschaft genügend lernwillige Menschen, die etwas Sinnvolles schaffen wollen im Rahmen einer guten Wertegemeinschaft. Diese Menschen werden Sie allerdings nicht mit den klassischen Mitteln der Personalwerbung erreichen. Hier müssen die Firmen neue Wege gehen. Es geht um das Erkennen und Aufschließen der versteckten Potenziale aller Menschen in unserem Lande.
Über die Wege, in gänzlich anderen „Pools“ nach geeigneten Mitarbeitenden zu suchen, muss man einen eigenen Artikel verfassen. Ich habe mich dem Thema u.a. in meinem Buch über Value-based Leadership gewidmet, das im März 2023 erscheint.
Wie blicke ich dann den gefundenen, in Frage kommenden Menschen hinter die Stirn, erkenne ihrer Hände Geschick und erspüre ihre Werte im Herzen? Bestimmt nicht mit herkömmlichen Vorstellungsgesprächen und sinnlosen Bauchentscheidungen! Es geht um moderne, schlanke Rekrutierungsprozesse, bei denen Wertediagnostik und Menschlichkeit im Gespräch gemeinsam die richtigen Ergebnisse effizient erreichen.
Im Folgenden schaue ich in verdichteter Form auf den Stellenbesetzungsprozess und arbeite für Sie fünf wichtige Aspekte heraus.
5 Aspekte im Stellenbesetzungsprozess
- Smartes Anforderungsprofil: Die Zeiten des „Wünsch dir was“ bei der Anforderungsprofilerstellung sind längst vorbei. Realismus ist angesagt. Warum sollte der erfahrene Full-Stack-Programmierer XY denn ausgerechnet zu Ihnen kommen wollen? Jede „Qualifikationshürde“ gilt es offensiv zu hinterfragen. Reichen nicht auch erste Erfahrungen? Eine fachliche Ausbildung (durch externe Anbieter) in Verbindung mit Training on-the-job ist heutzutage Standard. Dazu muss die Arbeitszeit im Verhältnis angepasst werden und die Leistungserwartungen ebenfalls. Erst Lernziele, dann Performance-Ziele. Es braucht Geduld und keine Feuerlöschmentalität. Deshalb sollten die Unternehmen strategisch handeln und frühestmöglich (junge) geeignete Leute hereinholen, ausbilden, entwickeln und binden. Die wichtigsten überfachlichen Kompetenzen der künftigen Arbeitswelt sind Veränderungsfähigkeit und -bereitschaft, Offenheit, Auffassungsgabe sowie Lern- und Leistungsbereitschaft.
- Prozessaspekte und Candidate Journey: Schlank und schnell ist die Devise. „Barrierefrei“ bedeutet größtmögliche Einfachheit für Bewerbende im „Auf-sich-aufmerksam-Machen“. Jedes zusätzliche Formerfordernis kann zum Hindernis werden. Warum nicht einfach so: „Kommunizieren Sie uns Ihre Fähigkeiten und Ihre Motivationen, egal in welcher Form und mit welchen Medien.“ Nochmals: Wer bewirbt sich hier eigentlich bei wem. Und dann geht es um die (ersten) Eindrücke in der gesamten Candidate Journey, bei der Transparenz, Augenhöhe und Business-Bezogenheit, aber eben auch die zwischenmenschliche Beziehung eine sehr wichtige Rolle spielt. Bleiben Sie hier authentisch. Würden Sie bei einem ersten Date sich selbst überhöht darstellen und das Gegenüber löchernd ausfragen? Klar zeigt man sich von seiner besten Seite, aber wenn aufgebauschte Fassaden nachher zusammenkrachen, dann wird das nichts Längeres. Und noch eines: Der Ausstieg aus der Candidate Journey muss immer so gelingen, dass problemlos ein Wiedereinstieg möglich wäre.
- Eignungsbeurteilung (Auswahl): Hier heißt die Devise smart. Es geht um das intelligente und synergetische Zusammenspiel von Gesprächen und Diagnostik. Es geht um Professionalität und „dritte Meinungen“, die dem persönlichen Binnenblick entgegenwirken. Entscheiden Sie nie allein nach Ihrer Meinung. Am besten sollte auch jemand außerhalb des Unternehmens seinen Blickwinkel einbringen können. Bewerbende nehmen eine tiefgehende Investition in die Eignungsbeurteilung in aller Regel positiv wahr, da sie auch selbst vom Feedback profitieren. Es herrscht win-win. Sehr oft habe ich erlebt, dass der Einsatz von profilingvalues das Zünglein an der Waage war, warum sich Bewerbende für dieses Unternehmen entschieden haben.
- Entscheidungen und Angebote: Zu warten, bis alle in die engste Auswahl gelangten Personen verglichen werden können, ist illusorisch bzw. fahrlässig. Top-Leute in der beruflichen Orientierung bekommen jede Menge Top-Angebote. Deshalb gilt im Auswahlprozess die „Hürdenläufer-Logik“: Wer zuerst alle Kriterien erfüllt, bekommt ein Angebot. Das heißt nicht, dass allen anderen abgesagt wird. Es geht um einen internen Fast Track, der nie auf Kandidat:innen wartet, die vielleicht noch besser sein könnten. Für die Angebote gilt, stets die Entwicklungsperspektiven mit einzubauen und Learning als Incentive herauszustellen. Im Zentrum steht die Menschlichkeit in der Beziehung und das Commitment des Unternehmens, das Angebot zu erfüllen. Hier sind jedoch ebenfalls kurze Fristen zu empfehlen, um ggf. andere zum Zuge kommen zu lassen.
- Onboarding: Die Eindrücke der ersten Tage und Wochen sind entscheidend. Ich kann mich noch sehr gut an mein erstes Unternehmen in der Wirtschaft erinnern – die Kolleg:innen haben das exzellent gemacht. Wenn Sie Beratung brauchen für exzellentes Onboarding, ich kann Ihnen gerne Top-Leute dafür empfehlen. Fakt ist, dass in den letzten Jahren die Zahlen für Schnell-Abbrecher in der Probezeit gestiegen sind, ebenso leider wie die Leute, die trotz unterschriebenem Vertrag gar nicht erst antreten. Das ist ein Statement der ganz eigenen Art.
Warum wollen Menschen bleiben? Wenn gute Werte den Takt angeben!
Nicht jede Person würde in der Firma bleiben wollen, die Sie für das bleibenswerteste Unternehmen halten. Denn dieses hat wie alle anderen auch eine einzigartige DNA, keine Firma ist wie die andere. Das Thema ist vielfältig und hochspannend. In meinem erwähnten Buch über Value-based Leadership gehe ich darauf intensiv ein.
Es gibt jedoch fünf „Werte“, die ich hier herauskristallisieren möchte, und die meines Erachtens eine zum Bleiben einladende Unternehmenskultur fördern:
5 Werte
- Sinnhaftigkeit: Ist es bedeutsam, was die Firma tut? Verfolgt sie einen Purpose, den ich voll unterstützen kann? Will ich mich stark identifizieren und bin ich auch emotional verbunden? Dazu bedarf es klarer Vision und Mission sowie explizit herausgearbeitete Unternehmenswerte, die auch gelebt werden.
- Aufstellung und Rollen: Läuft es überwiegend top-down oder bottom-up oder irgendetwas dazwischen? Herrscht Hierarchie oder Holokratie. Die für das jeweilige Unternehmen passenden Strukturen und Abläufe zu etablieren, so dass echte Kollaboration entsteht, ist eine große Herausforderung, die immer wieder gemeistert werden muss, da die komplexe Arbeitswelt auch hier Dynamik fordert.
- Umgang miteinander: Augenhöhe ist heutzutage ein Muss. Wer bei diesem Arbeitnehmermarkt meint, er könnte nach alter autoritärer Art die Leute anschnauzen, kann sich endgültig in den Ruhestand verabschieden. Es geht um psychologische Sicherheit, also um ein Umfeld, in dem sich jeder traut, seine Beobachtungen und Eindrücke auch zu äußern, ohne dass es Blaming gibt oder negative Konsequenzen drohen. Die Menschen wünschen sich eine konstruktive Feedbackkultur, um sich weiterentwickeln zu können. Darüber hinaus ist eine Fehlerlernkultur wichtig, die das ganze Unternehmen robuster und besser macht. So wie konstruktive Kritik wichtig ist, wird Wertschätzung als mittlerweile unabdingbar empfunden. Wer noch nach dem Spruch handelt: „Nicht geschimpft ist genug gelobt“, kann sich als Dinosaurier im Museum ausstellen lassen.
- Führung: Die Führungskräfte des zum Bleiben einladenden Unternehmens haben in erster Linie zu dienen. Sie sind die Enabler ihrer zugeordneten Mitarbeitenden. Dazu braucht es nicht nur herkömmliche Delegation, sondern psychologisches Empowerment, das im Wesentlichen vier Aspekte umfasst: Ich will (Purpose), ich kann (Kompetenz), ich darf (Autonomie) und ich gestalte, also bin ich bzw. gelange zur Wirkung. Führung ist kein Privileg, Führung ist große Verantwortung mit dem Ziel, andere wachsen zu lassen. Vorsicht: eine einzige toxische Führungskraft kann im Nu die gesamte Führungskultur eines erfolgreichen Unternehmens zerstören.
- Persönliche Weiterentwicklung und Erfolg: Ein gelingendes und erfülltes Leben kennzeichnet die Ansteuerung und Entwicklung der Talente, die jeweils im Individuum stecken. Neben dem aktuellen Einsatz gemäß den Fähigkeiten und Potenzialen der Mitarbeitenden ist auch immer die mittel- bis langfristige Entwicklungsperspektive im Auge zu behalten. Alles muss zusammenpassen. Sind die ersten vier Kriterien erfüllt und stimmt auch die persönliche Perspektive, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass sich persönlicher Erfolg und auch Unternehmenserfolg einstellt.
Fazit: Wer den Menschen in den Mittelpunkt stellt, echte menschliche Werte lebt und Zusammenarbeit als Arbeitsbeziehung versteht, wird auch heute und morgen geeignete Mitarbeitende finden, die kommen, um zu bleiben. Meine Empfehlung: Messen Sie zur individuellen Unterstützung und Entwicklung von Mitarbeitenden die inneren Werte und machen Sie Gutes sichtbar.
